Un suivi des résultats du système de traçabilité
Mise en place à la fin de l´année 2000, le système de gestion de stock et de traçabilité des grumes a évolué pour répondre aux besoins de l´entreprise ; des améliorations ont été apportées, notamment durant l´année 2004 avec l´ajout du module d´inventaire d´exploitation permettant une traçabilité complète de la souche à l´utilisation des grumes.
En 2012, l´entreprise a développé un logiciel de traçabilité (suivi, contrôle et évaluation des activités d´exploitation et de transformation)
Le système actuel permet de délivrer directement depuis 2005 les tarifs de cubage au Service exploitation pour utilisation dans ses activités.
Un plan d’action interne pour la certification
Sur la base des résultats du premier pré-audit FSC et de l´audit initial OLB réalisés en Avril 2005, un plan d´action interne a été élaboré en prenant en compte les différents volets de la gestion durable dans les activités de l´entreprise.
L´évaluation de la mise en œuvre de ce plan d´action interne est réalisée plusieurs fois par an depuis Juin 2005 et transmis aux responsables de service de l´entreprise pour communiquer les progrès réalisés.
Ce plan d´action interne est mis à jour périodiquement sur la base des résultats des audits de surveillance réalisés par un organisme indépendant dans le cadre de la certification OLB et FSC® (Bureau Veritas Certification).
Un rapport annuel sur le bilan de la démarche certification est réalisé chaque année pour la Direction PALLISCO-CIFM.
Un plan d’action des mesures environnementales
La démarche volontaire des entreprises PALLISCO et CIFM vers l´amélioration de son niveau en matière environnementale a conduit la Direction à réaliser en Juillet 2006 une étude d´impact environnemental (actualisée en Décembre 2008) sur la base du référentiel FSC.
Les résultats de cette étude ont permis d´élaborer un plan d´action des mesures environnementales où sont décrites les différentes activités à réaliser à court, moyen et long terme. Le suivi de la réalisation de ces activités est effectué par le Responsable Cellule Qualité et communiqué en interne.
Un plan de gestion social
La démarche volontaire des entreprises PALLISCO et CIFM vers l’amélioration de son niveau en matière sociale a conduit la Direction à réaliser en Août 2006 une étude d’impact social sur la base du référentiel FSC.
Les résultats de cette étude ont permis d’élaborer un Plan de Gestion Social (PGS) où sont décrites les différentes activités à réaliser à court, moyen et long terme. Le suivi de la réalisation de ces activités est effectué périodiquement par le volet social de la Cellule Aménagement.
Une évaluation interne des activités et des procédures
Afin de renforcer la démarche interne de suivi et d´évaluation de l´ensemble des activités, le volet « Suivi-Evaluation » a été créé au sein de la Cellule Aménagement (Décembre 2007). Transféré au service exploitation en janvier 2012, ce volet a en charge l´évaluation des activités d´exploitation forestière sur la base des procédures internes de l´entreprise et des exigences spécifiques de certification.
Structuré par le Responsable Cellule Qualité au niveau des exigences d´audit interne. Les résultats de ces contrôles internes permettent d´entreprendre des mesures correctives pour améliorer la situation directement par les responsables de services concernés.
Les responsables de services concernés délivrent chaque mois un rapport d´activité pour la Direction. Un rapport annuel est réalisé et communiqué aux administrations concernées.
Les différentes procédures concernant les activités pertinentes des entreprises PALLISCO et CIFM (« Manuel d´exploitation forestière », « Manuel de traçabilité », etc…) sont vérifiées périodiquement et mises à jour.
Un reporting interne des activités réalisées
Depuis de nombreuses années l´organisation interne de la Direction des entreprises PALLISCO et CIFM en matière de reporting est basée en priorité sur la production (exploitation forestière et transformation du bois). Les responsables de service concernés délivrent chaque mois un rapport d´activité pour la Direction. Un rapport annuel est réalisé et communiqué aux administrations concernées.
La création des nouveaux services tels que la Cellule Aménagement, le Service Certification, le Service HSE complète ce reporting mensuel permettant de suivre les réalisations de l´entreprise dans ses différentes composantes.